Wissenswertes rund um die Partyplanung

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Die Organisation einer Feier macht viel Spaß, sofern man einige wichtige Punkte berücksichtigt. Das A und O der Party-Organisation: Rechtzeitig beginnen und strukturiert vorgehen. Und wer ein paar Freunde für die Planung einspannt, läuft weniger Gefahr, etwas Wichtiges zu vergessen.

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Anlass, Kosten und Location

Der Anlass der Party bestimmt in der Regel auch die Anzahl der Gäste. Die Abifeier oder der 30. Geburtstag erfordern eine umfangreichere Gästeliste als das sommerliche Angrillen mit den engsten Freunden. Je nach Größe und Anlass wird das Event mehr oder weniger teuer. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, für die Party eine Summe festzulegen und diese auf die einzelnen Bereiche aufzuteilen: Das sind zum Beispiel Raummiete, Essen und Getränke, Musik und Dekoration.

Falls die Party nicht zu Hause stattfinden soll – oder aus Platzgründen nicht kann –, kommt eine gemietete Location infrage. Ist ein Partymotto gewünscht, lässt es sich bereits durch die Wahl des Veranstaltungsortes eingrenzen. In einer umgebauten Scheune ist die Atmosphäre einfach anders als auf einer stylishen Hoteldachterrasse oder in einem Haus mit Pool. Häufig gibt auch der Anlass der Party das Motto vor, so bietet sich beispielsweise bei einem runden Geburtstag eine Oldies Night an oder Gruseloutfits an Halloween. Wer nach einem besonders kreativen Motto sucht, findet online Anregungen für viele Themen. Wenn der Tag der Party nicht ohnehin durch einen konkreten Anlass vorgegeben ist, sollte man den Termin sorgfältig wählen: Ungünstig sind etwa die Urlaubssaison oder Wochenenden, an denen in der Stadt größere Events stattfinden, zu denen wahrscheinlich viele Gäste gern gehen würden.

Verpflegung, Gestaltung und Musik

Die Einladungen schickt man möglichst sechs bis acht Wochen vor der Party raus, am besten mit der Bitte um Rückmeldung. Die Gestaltung der Einladungskarte wird oft vernachlässigt, dabei ist sie eines der wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Party. Je interessanter sie designt ist, desto ist größer ist die Chance, dass viele der Eingeladenen zusagen. Die Rückmeldung der Gäste ist deswegen so wichtig, weil sich dann Essen und Getränke genauer planen lassen. Bei den Lebensmitteln gilt es vorab zu klären, ob Gäste womöglich an Unverträglichkeiten leiden oder ob sie bestimmte Ernährungsgewohnheiten haben. Viele Läden bieten übrigens an, Getränke auf Kommissionsbasis zu kaufen: Ungeöffnete Flaschen kann man dann zurückbringen, für sie wird der Kaufpreis erstattet. Bedruckt man Teller, Becher oder andere Partyutensilien mit lustigen Sprüchen, Motiven oder dem Namen des Gastes, gibt das der Party nicht nur eine besondere Note, die Gäste finden ihren Teller oder ihr Glas auch leichter wieder. Die Gestaltung geht ganz leicht, wenn man mit Design und Druck der Eventartikel einen Shop wie Saxoprint beauftragt.

Die Musik ist das Herzstück einer Party. Die Titelliste sollte zum Anlass und den Gästen passen. Aktivboxen sorgen für eine gute Akustik. Nicht zu unterschätzen ist auch die Beleuchtung, denn sie beeinflusst die Atmosphäre maßgeblich. Bei einem Partyausstatter bekommt man bei Bedarf ausreichend Equipment für eine gemütliche Beleuchtung. Ob Spiele bei der Feier sinnvoll sind, hängt vom Motto und von den Gästen ab. Wenn Gastgeber und Gäste nicht nur tanzen und reden möchten, finden sie im Internet unter dem Begriff „Partyspiele“ zahlreiche Anregungen.

Übrigens: Wenn die Party zu Hause stattfindet, sollten die Nachbarn unbedingt rechtzeitig informiert werden – am besten ist es, sie ebenfalls einzuladen.

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