In der Lohn und Gehaltsabrechnung wird dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich das Gehalt der Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammensetzt. Über diese Abrechnung können Arbeitnehmer und Arbeitgeber die erfolgte Zahlung nachvollziehen.
Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Lohn bzw. Gehalt gar nicht, nicht rechtzeitig oder nur zum Teil erhalten. Eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung liegt dann vor, wenn man aus der Gehaltsabrechnung eindeutig den Auszahlungsbetrag, die Zweckwidmung des Betrages und die vorgenommenen Abzüge erkennen kann. Mit einer solchen Abrechnung muss Klarheit geschaffen werden, welche Leistungen der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin berücksichtigt hat.
Wann muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgestellt werden
Jeder Arbeitnehmer bzw. jede Arbeitnehmerin muss mit der monatlichen Lohnzahlung eine monatliche Lohnabrechnung erhalten. Im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss ebenfalls eine Lohnabrechnung erfolgen. Die Fälligkeit dieser Abrechnung ist der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bei Angestellten hat die Zahlung des Gehaltes gesetzlich in zwei annähernd gleich großen Teile am 15. und am letzten jeden Monats zu erfolgen. Allerdings ist es durchaus üblich, dass die Zahlung für den Schluss jeden Kalendermonats vereinbart wird.
Was ist zu tun, wenn es zum Zahlungsverzug durch den Arbeitgeber kommt?
Sollte es zu einem Zahlungsverzug kommen, liegt der gesetzliche Zinssatz bei 9,2 Prozent über den Basiszinssatz. Dabei ist der Basiszinssatz, der am ersten Kalendertag des Halbjahres gilt, für das gesamte Halbjahr ausschlaggebend. Sollte der Arbeitgeber nicht Schuld am Zahlungsverzug sein, müssen nur Zinsen in der Höhe von 4 Prozent pro Jahr gezahlt werden.
Lohn- und Gehaltsabrechnung – Unterschied laufendes und aliquotes Entgelt
Der Lohn bzw. das Gehalt wird auf Abrechnung als laufendes Entgelt bezeichnet. Sollte man während des Monats ausscheiden, wird der Lohn bei monatlicher Abrechnung nach der Anzahl der im letzten Monat des Arbeitsverhältnisses zurückliegenden Kalendertage berechnet, dabei wird pauschal mit 30 Kalendertagen gerechnet.
Welche Konsequenzen drohen bei einer fehlerhaften Abrechnung?
Die Gehaltsabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, weshalb alle Daten und Angaben korrekt sein müssen. Sollte die Steuer zu hoch oder zu niedrig berechnet worden sein, können die Angaben binnen drei Monaten korrigiert werden. Allerdings ist diese Korrektur mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden.
Ernsthafte Konsequenzen hat es, wenn man vergessen sollte, fällige Beträge fristgerecht an die zuständigen Behörden und Ämter zu zahlen. Wenn dies bei drei aufeinander folgenden Zahlungen passiert, macht man sich sogar strafbar. Dabei drohen hohe Geldstrafen und sogar lange Freiheitsstrafen.