Nicht selten empfinden es Unternehmen als eine zeit- und kostenintensive Herausforderung, die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Zum einen sind die Ressourcen erschöpft, zum anderen könnte auch eine unzureichend gestaltete Software wiederkehrende Probleme bereiten. In diesen Fällen muss das Abrechnungswesen eines Betriebs nicht zwangsläufig ausgelagert werden. Eine externe Lohnbuchhaltung bietet vielfach geeignete Lösungen mit einer modernen Lohnabrechnungssoftware mit digitaler Lohnschnittstelle.Doch worum handelt es sich eigentlich bei einer digitalen Lohnschnittstelle (kurz auch als DLS bezeichnet)?
Was ist die Digitale Lohnschnittstelle (DLS)?
Mit Datum zum 01.02.2002 wurde der Finanzverwaltung das gesetzlich verankerte Recht zugestanden, jede Buchführung, die mittels entsprechender Datenverarbeitungssysteme erstellt wurde, vor Ort zu überprüfen. Für diese außen veranlasste Lohnsteuerprüfung hat die
Finanzverwaltung eigens die einheitliche Digitale Lohn Schnittstelle (DLS) entwickelt.Im Rahmen dieser Außenprüfung sind Unternehmen verpflichtet, den Prüfern die Datenträger auf Verlangen zur Auswertung überlassen.
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit der DLS einen Standard erarbeitet, der dazu beitragen soll, dass die relevanten Daten in kürzester Zeit einzulesen sind und mittels einer entsprechendenLohnabrechnungssoftware ausgewertet werden können.
Weitere Ziele:
- Vermeidung von fehlerhaften Feld- und Datei-Inhalten (Vermeiden von Zweifelsfragen und allgemeinen Unklarheiten)
- Erhebliche Vereinfachung im technischen Segment bei der Datenbereitstellung durch Arbeitgeber und Unternehmen (Vermeidung von technischen Problemen bei dem Aufbereiten der Daten)
- Freisetzen von Ressourcen (Verringerung personeller Kapazitäten im Rahmen der Bereitstellung relevanter Daten)
- Hohes Maß an Kosten – und Zeitersparnis
- Einheitliche Vorgehensweise und Strukturierung gem. § 41 EStG und § 6 LStDV
- Vermeidung von Nachforderungen der Daten (lückenlose Dokumentation)
Unternehmen müssen die digitale Lesbarkeit sicherstellen
Die Finanzverwaltung hat eindeutig festgelegt, dass Unternehmen die digitale Lesbarkeit auf Anforderung der Außen Prüfer zu sicherzustellen haben. Und zwar auf eigene Kosten. (Schreiben des BMF zu den GoBDs). Ein Ausdruck in Papierform reicht dabei keinesfalls aus. Wie in einem Online Beitrag auf lohnsteuer.de zu lesen ist, sollten Betriebe, die künftig auf eine neue Software umstellen wollen, in jedem Fall auf eine Ausgabe der elektronischen Daten über DLS achten.
Vorteile durch externe Dienstleister
Für die Unternehmen ergeben sich durch die Inanspruchnahme externer Dienstleister durchaus diverse Vorzüge, von denen sie nachhaltig profitieren werden. So besitzen die Betriebe dank einer webbasierten Bearbeitung und Abrechnung zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf die Daten. Sämtliche Vorgänge werden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet, wobei natürlich auch die geltenden Datenschutzrichtlinien beachtet werden. Die Dienstleister sind in der Lage, individuelle Abrechnungsstandards über DLS anzubieten, sodass für jedes Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen bereitgestellt werden.