Wer erinnert sich eigentlich noch an Faxgeräte? Auch wenn die meisten Menschen unter 30 vermuten würden, dass fast niemand mehr ein solches Gerät verwendet, liegt seine Beliebtheit im Geschäftsbereich gleichauf mit Whatsapp. Und auch wenn Messenger-Programme, SMS und Co. vor allem bei jungen Leuten die private Nachrichtenübertragung per E-Mail fast obsolet gemacht haben, ist es vor allem im Beruf besonders wichtig, die professionelle E-Mail-Korrespondenz zu beherrschen. Fast schon Grundvoraussetzung ist eine eigene E-Mail-Adresse, die allerdings nicht von einem Freemail-, sondern von einem professionellen DSL-Anbieter zur Verfügung gestellt werden und dem Schema Vorname.Nachname@Unternehmensname.de folgen sollte. Das erhöht die Vertrauenswürdigkeit beim Kommunikationspartner. Bei 1und1 sind Webmailer und Mail-Postfächer sogar komplett werbefrei.
Richtiges Formulieren will gelernt sein
Geschäftliche E-Mails folgen einem bestimmten Aufbau, von dem nicht abgewichen werden sollte. Für klar verständliche, aussagekräftige Mail sind die folgenden Aspekte zu beachten:
- Aussagekräftiger Betreff: E-Mails mit Betreffzeilen wie AW: AW: AW: sind im Geschäftsleben tabu und sollten vermieden werden. Nach mehrmaligem Hin- und Herschreiben erscheint das AW bzw. RE zwar automatisch, kann jedoch durch eine neue Formulierung bzw. Löschen aufgehoben werden. Der Betreff ist quasi der Titel der E-Mail – wichtig ist deshalb, dass er immer einen Bezug zum Inhalt hat und so knapp und gleichzeitig aussagekräftig wie möglich formuliert wird.
- Kure, verständliche Formulierungen: Laut bitkom erhielten Deutsche Arbeitnehmer im Jahr 2014 berufsbedingt im Schnitt 18 E-Mails täglich – es ist davon auszugehen, dass die Anzahl mittlerweile weiter gestiegen ist. Bei dieser Menge ist es wahrscheinlich, dass einige nicht komplett von vorne bis hinten gelesen werden. Deswegen sollten die Inhalte so kurz und bündig wie möglich die wichtigsten Fakten wiedergeben. Für den Sender bedeutet dies, sich zu überlegen, was und wie man etwas kommunizieren will und Informationen auf den Punkt zu bringen. Es ist wichtig zur Sache zu kommen, darüber aber nicht zu vergessen, dass – je nachdem, an wen die E-Mail geschickt wird – Ansprachen wie „Sehr geehrte(r) Herr/Frau … “ und entsprechende Schlussworte wie „Mit freundlichen Grüßen …“ eine große Rolle spielen.
- Signatur nicht vergessen: In den meisten E-Mail Programmeinstellungen kann man eine Signatur festlegen, die dann automatisch unterhalb des Fließtextes erscheint. Wichtig ist, dass sie den eigenen Namen und den der Firma, die Jobbezeichnung, die Adresse sowie eine Telefonnummer beinhaltet. In manchen Firmen ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben, dass in einer Signatur die Rechtsform sowie der Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden genannt werden.